Automatisch antwoord met Exchange mail

Als je met vakantie gaat, of om een andere reden tijdelijk niet in staat bent je mail te beantwoorden, is het handig om een autoreply in te stellen. De mensen van wie je een e-mailbericht ontvangt, krijgen dan automatisch het vooraf ingestelde mailbericht in hun mailbox.

Als je gebruik maakt van Exchange mail, is het instellen van een autoreply erg eenvoudig. Onderstaande Tutorial geldt voor Outlook 2010. Gebruik je Outlook 2007, dan stel je het in via de optie Extra in het menu en dan de Wizard afwezigheid.

Ga naar het tabblad Bestand of File, linksboven in het Outlookscherm.

Klik op Info in het linkermenu en vervolgens op Automatic replies (out of office)

Nu opent zich onderstaand scherm waarin alle instellingen ingevoerd kunnen worden. Vink de optie Send automatic replies aan. Hiermee worden de functionaliteiten in het scherm geactiveerd.

Als je een periode wilt invoeren, vink je de optie Only send during... Wanneer je dit aanvinkt, kan je een periode aangeven. Je kunt de autoreply dus al van tevoren instellen. Vervolgens kan je er nog voor kiezen om alleen op interne of externe mail een autoreply te geven. Meestal zal je hier kiezen voor Extern.

In het tekstveld kan je de tekst invoeren die in de autoreply mail komt te staan. Je kunt bijvoorbeeld de periode van afwezigheid aangeven, doorverwijzen naar collega's of een telefoonnummer geven voor dringende zaken.

Klik op OK om de instellingen op te slaan.

De autoreply is ingesteld.
Gebruik je Gmail, bekijk dan de tutorial automatisch antwoord instellen in Gmail.